El inventario de una droguería es difícil por tres razones juntas: hay miles de referencias, muchas son pequeñas y costosas, y se venden partidas en blísteres y unidades. Cuando el sistema dice que hay doce cajas y en el estante hay nueve, el problema casi nunca es uno solo.
Esta guía explica por qué no cuadra el inventario, cómo contarlo sin cerrar el negocio y cómo usarlo para comprar mejor.
Por qué no cuadra
- Fracciones mal descontadas: se vende una pastilla y el sistema baja una caja, o no baja nada.
- Entradas sin registrar: llega el pedido en hora pico y se surte el estante antes de ingresarlo.
- Productos parecidos: misma marca, distinta concentración o presentación, vendidos con el código equivocado.
- Bonificaciones y obsequios del proveedor que entran sin registro.
- Devoluciones y cambios que no se anotan.
- Vencidos retirados sin darles de baja.
- Hurto, interno o de clientes, sobre todo en productos pequeños y de alto valor.
Conteo por zonas, sin cerrar
Contar toda la droguería en un día obliga a cerrar y agota al equipo. La alternativa es el conteo cíclico: dividir el local en zonas y contar una cada día, de modo que en unas semanas se haya revisado todo y se vuelva a empezar.
- Divide por estantes o por categorías.
- Cuenta en la hora de menor movimiento.
- Usa lector de código de barras para no digitar.
- Registra la diferencia y busca la causa antes de ajustar.
- Ajusta el sistema solo con autorización del responsable.
Qué productos vigilar más
No todos los productos merecen la misma atención. Clasifícalos:
- Los de mayor valor y mayor venta: son pocos y concentran buena parte de la plata. Cuéntalos cada semana.
- Los de control especial: su inventario debe coincidir siempre con el registro.
- Los pequeños y fáciles de llevarse: ubícalos detrás del mostrador.
- Los de baja rotación: revísalos menos seguido, pero vigila su fecha de vencimiento.
¿Tu inventario nunca coincide con el estante?
Desarrollamos el sistema de tu droguería con venta por fracción bien descontada, recepción por código de barras, conteos por zonas y pedido sugerido al proveedor.
Comprar con datos
- Mínimo por producto: la cantidad por debajo de la cual hay que pedir.
- Rotación: cuántas unidades se venden por semana. Es la base del pedido.
- Pedido sugerido: el sistema propone cantidades según ventas y existencias, y tú lo ajustas.
- Faltantes registrados: anotar lo que el cliente pidió y no había. Es la venta que perdiste.
- Comparación de proveedores por precio, cumplimiento y política de devoluciones.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo hacer inventario completo?
Con conteos cíclicos bien llevados, el inventario general puede hacerse una o dos veces al año. Sin ellos, conviene hacerlo con más frecuencia.
¿Cómo manejo las unidades sueltas?
El sistema debe conocer cuántas unidades trae cada caja y cada blíster, y descontar en la unidad más pequeña. Así una pastilla vendida no descuadra la caja.
¿Qué hago con las diferencias que no logro explicar?
Regístralas como tales y observa si se repiten en el mismo producto, turno o zona. El patrón suele señalar la causa.
En resumen
Registra todo lo que entra y sale, cuenta por zonas cada día, vigila más lo que más vale y pide según la rotación. El inventario deja de ser un susto anual.
Lee sobre el control de fechas de vencimiento, el sistema POS para droguerías y cómo llevar el inventario de una tienda.