Casi toda droguería ha vivido lo mismo: en el inventario aparecen cajas vencidas al fondo de un estante, compradas hace dos años. Nadie hizo nada mal a propósito. Simplemente no había forma de saber que estaban ahí.
El control de fechas de vencimiento resuelve eso con tres piezas: registrar por lote, vender primero lo que vence primero y recibir avisos a tiempo.
Registrar por lote, no por producto
El mismo medicamento puede estar en el estante con tres fechas distintas, porque llegó en tres compras. Si el sistema solo guarda una fecha por producto, el dato es inútil. Cada entrada de mercancía debe registrar producto, lote, fecha de vencimiento y cantidad.
El momento de hacerlo es la recepción del pedido. Con lector de código de barras toma segundos por referencia, y de paso verificas que lo recibido coincide con la factura del proveedor.
Primero en vencer, primero en salir
La regla es simple: se vende primero el lote con la fecha más cercana. En la práctica requiere dos cosas:
- En el estante: lo que vence antes va adelante. Al surtir, lo nuevo va atrás.
- En el sistema: al vender, descuenta del lote más próximo a vencer y le indica al vendedor cuál tomar.
Alertas escalonadas
Un solo aviso cuando el producto ya venció no ayuda. Lo útil es una secuencia que dé tiempo de actuar, por ejemplo:
- Con varios meses de anticipación: revisar rotación y dejar de pedir esa referencia.
- A mitad de camino: moverlo a un lugar visible y gestionar la devolución si el proveedor la acepta.
- En el último mes: retirarlo de la venta según tu política.
- Al vencer: el sistema bloquea la venta de ese lote.
Los plazos exactos los defines según tus productos y los acuerdos con cada proveedor.
¿Sigues encontrando vencidos en cada inventario?
Desarrollamos el control de lotes y vencimientos de tu droguería: registro al recibir, descuento por fecha más próxima, alertas escalonadas y bloqueo de lotes vencidos.
Qué hacer con lo que está por vencer
- Devolución al proveedor: muchos la aceptan con cierta anticipación. Conoce la política de cada uno y anótala en el sistema.
- Traslado entre sedes, si en otra rota más.
- Ajuste de compras: si una referencia se vence seguido, estás pidiendo de más.
- Separación física de lo vencido, identificado y fuera del área de venta, hasta su disposición final.
Los productos vencidos no se botan a la basura común. Su disposición tiene un manejo propio que debes acordar con un gestor autorizado.
Preguntas frecuentes
¿Cómo empiezo si nunca he registrado lotes?
Con un inventario inicial: se cuenta todo lo que hay y se registra lote y fecha de cada referencia. Desde ahí, cada compra entra ya con sus datos.
¿Aplica también a productos que no son medicamentos?
Sí. Cosméticos, suplementos, alimentos y productos de aseo personal también vencen y se manejan igual.
¿El sistema puede impedir que se venda un vencido?
Sí. El lote vencido queda bloqueado para la venta y el vendedor recibe el aviso en pantalla.
En resumen
Registra por lote al recibir, vende primero lo que vence primero y actúa con las alertas. Los vencidos dejan de ser una sorpresa de inventario.
Lee qué debe tener un software para droguerías, cómo cuadrar el inventario de una droguería y nuestro software a la medida.