Llevar inventario en una tienda parece un trabajo de contador, pero responde a preguntas muy prácticas: qué tengo, qué se está acabando, qué no se vende y cuánta plata hay quieta en los estantes. Sin esas respuestas se compra a ojo, y comprar a ojo es dejar plata dormida en unos productos y perder ventas en otros.
Este es un método sencillo para llevar el inventario de una tienda o un minimercado.
El conteo inicial
Todo empieza por saber qué hay hoy. Se hace una sola vez y es la base de lo demás:
- Ordena la tienda por secciones: granos, aseo, bebidas, lácteos, mecato.
- Cuenta sección por sección, con la tienda cerrada o en la hora más quieta.
- Anota producto, presentación, cantidad y costo de compra.
- Retira lo vencido y lo dañado antes de contar.
Registrar lo que entra y lo que sale
- Entradas: cada pedido del proveedor se registra el mismo día, verificando que lo recibido coincide con la factura.
- Ventas: con un punto de venta y lector de código de barras, cada venta descuenta sola.
- Bajas: producto vencido, roto o dañado. Si no se anota, aparece después como faltante.
- Consumo propio: lo que el dueño o el personal toma de la tienda también es una salida.
- Devoluciones a proveedores y cambios a clientes.
Mínimos y rotación
El mínimo es la cantidad por debajo de la cual hay que pedir. Se calcula con lo que vendes de ese producto mientras llega el proveedor, más un margen de seguridad.
La rotación es qué tan rápido se vende cada producto. Con ella puedes clasificar:
- Los que se venden todos los días: nunca pueden faltar. Revísalos a diario.
- Los de venta regular: pedido semanal.
- Los que casi no se mueven: pide poco o deja de pedirlos. Ocupan espacio y plata.
¿Compras a ojo y te sobra de unos y te falta de otros?
Desarrollamos el sistema de inventario de tu tienda: venta por código de barras, mínimos por producto, avisos de lo que se acaba y reporte de lo que no rota.
Conteos cortos y frecuentes
No hace falta cerrar un domingo entero. Cuenta una sección distinta cada día, diez o quince minutos, y compara con el sistema. En unas semanas habrás revisado toda la tienda sin detener las ventas.
- Empieza por lo más costoso y lo que más se pierde: licores, cigarrillos, cuchillas, chocolates.
- Cuando haya diferencia, busca la causa antes de corregir el número.
- Lleva un registro de las diferencias: si se repiten en el mismo producto o turno, ya sabes dónde mirar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar el inventario en un cuaderno o en Excel?
Para pocas referencias sí. El problema es registrar cada venta a mano. Cuando la tienda crece, un punto de venta que descuente solo es lo que hace sostenible el control.
¿Qué hago con los productos sin código de barras?
Se les asigna un código interno o un botón en la pantalla de venta, como se hace con el pan o los huevos.
¿Cada cuánto debo hacer un inventario general?
Si haces conteos por secciones todas las semanas, uno o dos generales al año son suficientes.
En resumen
Cuenta una vez, registra todo lo que entra y sale, define mínimos y cuenta por secciones. El inventario pasa de ser un problema a ser la herramienta con la que compras.
Revisa el software para minimercados, el cuadre de caja diario y qué es un sistema POS.