Un servidor es un equipo, o un servicio, que guarda información y programas para que varias personas los usen al mismo tiempo. En muchas empresas pequeñas ese papel lo cumple, sin que nadie lo haya decidido, el computador de la contadora con una carpeta compartida.
Funciona hasta que ese computador se daña. Aquí explicamos las tres opciones reales y cómo elegir.
Cuándo necesitas un servidor
- Varias personas trabajan sobre los mismos archivos.
- Usas un programa contable o de inventario que varios equipos deben consultar.
- Los archivos importantes están repartidos en computadores y memorias.
- Necesitas controlar quién puede ver qué.
- Quieres copias de seguridad centralizadas.
Las tres opciones
Servidor en la oficina. Un equipo dedicado, con sistema operativo de servidor. Aloja archivos, programas y bases de datos, y administra usuarios y permisos. Da control total y funciona sin internet. Exige inversión inicial, un lugar adecuado, UPS y alguien que lo administre.
NAS. Un equipo pequeño con varios discos, pensado para guardar y compartir archivos en la red. Es más económico y sencillo que un servidor, y muy bueno para archivos y copias de seguridad. No reemplaza a un servidor cuando hay que ejecutar programas exigentes.
La nube. Los archivos viven en servicios como Google Drive, OneDrive o SharePoint, o los programas en servidores alquilados. No hay equipo que comprar ni mantener, se accede desde cualquier lugar y se paga mes a mes. Depende de la conexión a internet.
Cómo elegir
- Tipo de información: documentos de oficina van bien en la nube. Archivos muy pesados, como video o planos, se trabajan mejor en la red local.
- Programas: pregunta al proveedor de tu software contable o de gestión dónde puede instalarse.
- Internet: si la conexión de la oficina es inestable, depender solo de la nube detiene el trabajo.
- Trabajo remoto: la nube lo facilita. Con servidor local necesitas una VPN.
- Costo en el tiempo: el servidor es una inversión grande cada varios años; la nube, una mensualidad que crece con los usuarios.
- Quién lo cuida: un servidor sin administración es un riesgo, no una solución.
¿Tus archivos dependen de un solo computador?
Evaluamos qué información y programas usa tu empresa, te recomendamos servidor, NAS o nube, lo instalamos con usuarios, permisos y copias de seguridad, y lo administramos.
Cuidados que no se pueden saltar
- Copia de seguridad fuera del equipo y fuera de la oficina, sea cual sea la opción.
- Discos en espejo en servidores y NAS, para que la falla de un disco no detenga el trabajo. No reemplaza la copia de seguridad.
- UPS para apagar bien en un corte de luz.
- Permisos por persona y por carpeta.
- Actualizaciones del sistema y revisión periódica de los discos.
- Verificación en dos pasos en las cuentas de la nube.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar un computador normal como servidor?
Para empezar funciona, pero no está hecho para estar encendido todo el tiempo ni tiene discos redundantes. Es una solución temporal.
¿La nube es segura para la información de la empresa?
Los servicios reconocidos tienen un nivel alto de seguridad. El riesgo real suele estar en contraseñas débiles y archivos compartidos con cualquiera que tenga el enlace.
¿Cuánto dura un servidor?
Varios años con buen mantenimiento. Conviene planear su reemplazo antes de que falle, no después.
En resumen
Nube para archivos y trabajo remoto, NAS para almacenamiento local económico, servidor cuando hay programas que lo exigen. En todos los casos, con copia de seguridad.
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