Firmar contratos, cotizaciones o actas sin imprimir ni escanear ya es habitual en las empresas colombianas, y tiene respaldo legal. Pero no todas las firmas electrónicas son iguales, y no todas sirven para todo.
Esta guía explica qué es la firma electrónica, qué la diferencia de la firma digital y cómo usarla en tu empresa con tranquilidad.
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Qué es la firma electrónica
Es cualquier método electrónico que permite identificar a una persona y demostrar que aprobó el contenido de un documento o mensaje. Puede ser un código enviado al celular, una contraseña, una validación biométrica o una combinación de estos, siempre que deje registro de quién firmó, cuándo y qué.
Qué dice la ley
- Ley 527 de 1999: reconoce validez a los mensajes de datos y regula la firma digital y las entidades de certificación.
- Decreto 2364 de 2012: reglamenta la firma electrónica. Hoy está compilado en el Decreto 1074 de 2015.
La idea central es que la firma electrónica tiene la misma validez que la firma manuscrita cuando el método usado es confiable y apropiado para el propósito del documento. Las partes pueden acordar qué método usar.
Firma electrónica vs. firma digital
- Firma electrónica: el género amplio. Incluye códigos por SMS, aceptación con usuario y contraseña o biometría. Su fuerza depende de qué tan confiable sea el método.
- Firma digital: un tipo específico basado en un certificado emitido por una entidad de certificación acreditada por ONAC. Garantiza la identidad del firmante y que el documento no se modificó después de firmado. Algunas entidades y trámites la exigen.
Algunos actos tienen formalidades propias que la firma electrónica no reemplaza, como los que requieren escritura pública. Ante la duda, confirma con tu asesor legal.
Dónde usarla en tu empresa
- Contratos con clientes y proveedores.
- Cotizaciones y órdenes de compra aprobadas.
- Contratos laborales, otrosíes y paz y salvos.
- Actas de entrega de equipos o de servicios.
- Aprobaciones internas: vacaciones, compras, políticas.
- Autorizaciones de tratamiento de datos personales.
¿Tus aprobaciones internas viajan por correo y WhatsApp?
Desarrollamos intranets y sistemas a la medida con flujos de aprobación y firma electrónica, que guardan quién aprobó, cuándo y qué versión del documento.
Cómo implementarla bien
- Elige el método según el riesgo: un código por SMS para una aprobación interna; firma digital para documentos que la exigen.
- Identifica bien al firmante antes de enviarle el documento.
- Guarda la evidencia: fecha, hora, medio usado y el documento final firmado.
- Impide cambios después de firmar, o deja registro de cada versión.
- Acuerda el método por escrito con clientes, proveedores o trabajadores.
Preguntas frecuentes
¿Una firma escaneada es una firma electrónica válida?
Una imagen de la firma pegada en un documento es fácil de copiar y no identifica por sí sola a quien firmó. Para que tenga respaldo, debe acompañarse de un método que identifique al firmante y deje registro.
¿Puedo firmar un contrato de trabajo con firma electrónica?
En general sí, si el método identifica al trabajador y deja constancia de su aceptación. Para casos específicos, consulta con tu asesor laboral.
¿Quién emite la firma digital en Colombia?
Las entidades de certificación digital acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, ONAC.
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