La nómina electrónica es el documento con el que los empleadores le reportan a la DIAN, cada mes, los pagos que hicieron a sus trabajadores. Su nombre oficial es documento soporte de pago de nómina electrónica y existe por una razón práctica: sin él, esos pagos no sirven como soporte para deducirlos en el impuesto de renta.
Esta guía explica qué es, quién lo transmite, en qué plazo y cómo evitar los errores más comunes.
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Qué es la nómina electrónica
Es un archivo electrónico que detalla los pagos laborales de cada trabajador en un mes: salario, horas extra, auxilios, prestaciones, deducciones y demás conceptos. Se genera uno por cada trabajador o beneficiario y se transmite a la DIAN, que lo valida.
La regula la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN y sus modificaciones. Funciona sobre el mismo sistema de la facturación electrónica: el documento se envía, la DIAN lo valida y queda como soporte.
Quién debe transmitirla
Debe hacerlo quien necesite esos pagos como soporte de costos, gastos o deducciones en el impuesto de renta, o de impuestos descontables cuando aplique. En la práctica, casi todos los empleadores: empresas y personas naturales que pagan salarios y quieren deducirlos.
Cuando el sistema empezó, la DIAN definió un calendario de entrada según el número de empleados. Ese calendario ya se cumplió: hoy la obligación aplica sin importar si tienes uno o mil trabajadores.
Cuándo se transmite
- Se transmite una vez al mes, con todos los pagos del mes de cada trabajador.
- El plazo es dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente al pago.
- Si descubres un error, se corrige con una nota de ajuste, también dentro de los diez días hábiles siguientes a detectarlo.
Si pagas quincenalmente, igual transmites un solo documento mensual por trabajador que reúne las dos quincenas.
Cómo generarla
- Solución gratuita de la DIAN: sirve para pocos trabajadores, pero exige digitar cada documento en el portal.
- Proveedor tecnológico o programa de nómina: genera y transmite los documentos desde la liquidación que ya haces.
- Software propio: si tu empresa tiene un sistema de nómina o de recursos humanos, puede generar el archivo y transmitirlo a través de un proveedor autorizado.
En todos los casos hay que habilitarse ante la DIAN como emisor de nómina electrónica y superar un set de pruebas antes de transmitir documentos reales.
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Errores frecuentes
- Transmitir por quincena en lugar de un documento mensual por trabajador.
- Olvidar pagos especiales: vacaciones, primas, bonificaciones o liquidaciones de contrato también se reportan.
- Corregir con un documento nuevo en lugar de una nota de ajuste.
- Dejarlo para el último día: si la DIAN rechaza un documento, no habrá tiempo de corregirlo dentro del plazo.
- Datos del trabajador desactualizados, como el documento o el tipo de contrato.
Preguntas frecuentes
¿La nómina electrónica reemplaza la PILA o el desprendible de pago?
No. La nómina electrónica es un documento tributario que soporta la deducción del gasto. La PILA para seguridad social y el comprobante que recibe el trabajador siguen existiendo.
¿Si tengo un solo empleado debo transmitir nómina electrónica?
Si necesitas ese pago como soporte de costos o deducciones en renta, sí. El número de empleados solo definió el calendario de entrada al sistema, no si la obligación aplica.
¿Qué pasa si transmito con errores?
Se corrige con una nota de ajuste al documento soporte. No se transmite un documento nuevo ni se borra el anterior.
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