Si vendes productos o servicios en Colombia, lo más probable es que estés obligado a facturar electrónicamente. La factura ya no es un papel con un número consecutivo: es un archivo que la DIAN revisa y aprueba antes de que llegue a tu cliente.
En esta guía te explicamos cómo funciona el sistema, quién debe usarlo, qué documentos existen además de la factura y cómo habilitarte sin frenar la operación de tu negocio.
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Qué es la facturación electrónica
Es el sistema con el que la DIAN recibe, valida y guarda las facturas de venta de los contribuyentes. Cada factura es un archivo XML con una estructura definida por la DIAN, firmado digitalmente y acompañado de una representación gráfica (el PDF que ve tu cliente).
Hoy el sistema está consolidado en la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN y sus modificaciones. Esa norma reúne la factura electrónica, los documentos equivalentes electrónicos y los anexos técnicos que deben cumplir los programas de facturación.
Quién está obligado
En términos generales deben facturar electrónicamente:
- Los responsables de IVA y del impuesto nacional al consumo.
- Comerciantes, profesionales independientes y prestadores de servicios.
- Los contribuyentes del régimen simple de tributación.
- Quienes venden bienes de actividades agrícolas o ganaderas, salvo las excepciones de ley.
Hay excepciones. Por ejemplo, algunas personas naturales que no son responsables de IVA y cuyos ingresos están por debajo del tope que fija la norma no tienen esa obligación. Como los topes se expresan en UVT y cambian cada año, confirma tu caso con tu contador antes de decidir.
Cómo se valida una factura
Colombia usa un modelo de validación previa. El recorrido de cada factura es este:
- Tu programa genera el XML con los datos de la venta y lo firma.
- El archivo se envía a la DIAN, que revisa la estructura y los datos en segundos.
- Si todo está bien, la DIAN la aprueba y queda identificada con un código único llamado CUFE.
- Solo entonces se entrega al cliente el XML validado y la representación gráfica.
Una factura que no pasó la validación no tiene efectos fiscales. Por eso conviene que tu sistema avise de inmediato cuando una factura es rechazada, para corregirla el mismo día.
Factura, POS electrónico y documento soporte
La factura no es el único documento del sistema. Estos son los que más usan las pymes:
- Factura electrónica de venta: la que respalda las ventas a otras empresas o a clientes que la piden.
- Documento equivalente POS electrónico: reemplazó al tiquete de máquina registradora en ventas de mostrador. También se transmite a la DIAN.
- Notas crédito y débito: para anular, devolver o ajustar una factura ya emitida. Una factura validada no se borra; se corrige con una nota.
- Documento soporte en adquisiciones a no obligados: lo genera quien compra a un proveedor que no está obligado a facturar, para soportar ese costo.
- Documento soporte de pago de nómina electrónica: respalda los pagos laborales. Lo explicamos en nuestra guía de nómina electrónica.
Cómo habilitarte paso a paso
- Actualiza el RUT con la responsabilidad de facturador electrónico.
- Elige cómo vas a facturar: con la solución gratuita de la DIAN, con un proveedor tecnológico o con un programa propio que cumpla el anexo técnico.
- Regístrate en el servicio de habilitación de la DIAN y asocia el programa que elegiste.
- Solicita la numeración de facturación (prefijo y rango) ante la DIAN.
- Supera el set de pruebas: un grupo de documentos de ensayo que la DIAN debe aceptar.
- Pasa a producción y empieza a facturar con la numeración autorizada.
Si ya usas un sistema de ventas o inventarios, pregunta si se integra con un proveedor tecnológico. Facturar en un programa aparte y digitar dos veces cada venta es la causa de buena parte de los errores.
¿Facturas en un programa y vendes en otro?
Desarrollamos sistemas de punto de venta e inventario que emiten la factura electrónica y el POS electrónico desde la misma pantalla de venta, conectados con un proveedor tecnológico autorizado.
Errores frecuentes
- Datos del cliente incompletos: NIT sin dígito de verificación o correo errado, y la factura nunca llega.
- Numeración vencida: el rango autorizado se agota o caduca y el sistema deja de facturar en plena jornada.
- Anular borrando: una factura validada se corrige con nota crédito, no eliminándola del sistema.
- Facturar al final del día: la factura debe expedirse con la venta, no acumulada después.
- No revisar los rechazos: una factura rechazada y olvidada es una venta sin soporte.
No facturar estando obligado, o hacerlo sin los requisitos, puede llevar a sanciones de la DIAN que incluyen la clausura del establecimiento.
Preguntas frecuentes
¿La facturación electrónica tiene costo?
La DIAN ofrece una solución gratuita con funciones básicas. Los proveedores tecnológicos y los programas de facturación cobran según el número de documentos, los usuarios y las funciones que necesites.
¿Puedo seguir entregando tiquetes de máquina registradora?
No. El tiquete POS físico fue reemplazado por el documento equivalente POS electrónico, que también se valida ante la DIAN. El papel solo se admite por inconvenientes tecnológicos.
¿Qué pasa si no facturo electrónicamente estando obligado?
La DIAN puede imponer sanciones, entre ellas la clausura del establecimiento. Además, tus clientes no podrán usar esas compras como soporte de costos.
Te puede servir Siigo o Alegra: cómo elegir, qué es un sistema POS y facturación electrónica en el mostrador.
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