Casi todas las empresas creen que tienen copia de seguridad hasta el día en que la necesitan. Ahí descubren que el disco externo llevaba meses desconectado, que la copia estaba en el mismo computador que se dañó o que nadie sabe cómo restaurarla.
Esta guía explica cómo deben hacerse las copias de seguridad en una empresa pequeña o mediana: qué respaldar, cada cuánto, dónde y cómo saber que funcionan.
Cómo se pierde la información
- Daño del equipo: los discos fallan, a veces sin avisar.
- Error humano: un archivo borrado o sobrescrito por accidente.
- Ransomware: un programa malicioso cifra los archivos y pide un pago para devolverlos.
- Robo o pérdida de un portátil o un celular.
- Incendio, inundación o daño eléctrico en la oficina.
- Un empleado que se va con la única copia de algo importante.
Ninguno de estos casos es raro. Lo que cambia entre una empresa que se recupera en horas y una que pierde años de trabajo es si tenía una copia útil en otro lugar.
La regla 3-2-1
Es el estándar más usado porque es fácil de recordar:
- 3 copias de la información: la original y dos respaldos.
- 2 medios diferentes: por ejemplo, un disco o servidor en la oficina y la nube.
- 1 copia fuera de la oficina, para que un robo o un incendio no se lleve todo.
Qué respaldar
- Documentos de trabajo: contratos, propuestas, diseños, hojas de cálculo.
- Software contable y de facturación, con su base de datos.
- Correo electrónico, si se descarga a los equipos.
- Bases de datos de los sistemas propios: clientes, inventario, pedidos.
- La página web: archivos y base de datos. Muchas empresas dan por hecho que el hosting la respalda y no siempre es así.
- Configuraciones: del router, del servidor, de la planta telefónica y de las cámaras.
Cada cuánto hacer la copia
La pregunta útil es: ¿cuánto trabajo puedo permitirme perder? Si la respuesta es un día, la copia debe ser diaria. Si la contabilidad se actualiza todo el tiempo y perder una mañana es grave, debe ser varias veces al día.
La segunda pregunta es cuánto tiempo puede estar detenida la operación mientras se restaura. De eso depende si basta una copia en la nube, que puede tardar horas en descargar, o si necesitas también una copia local más rápida. En cualquier caso, la copia debe ser automática: las que dependen de que alguien se acuerde dejan de hacerse.
¿Sabes cuándo fue tu última copia de seguridad?
Revisamos qué información tiene tu empresa y dónde está, montamos copias automáticas con la regla 3-2-1 y hacemos pruebas de restauración periódicas.
La prueba de restauración
Una copia que nunca se ha restaurado es una suposición. Cada cierto tiempo, toma un archivo o una base de datos de la copia, recupéralo en otro equipo y comprueba que abre y está completo. Anota cuánto tardó: ese es tu tiempo real de recuperación.
Revisa también los avisos del programa de copias. Es común encontrar respaldos que llevan semanas fallando porque el disco se llenó o cambió una contraseña, y nadie leyó la alerta.
Preguntas frecuentes
¿Google Drive o OneDrive cuentan como copia de seguridad?
Ayudan, pero son servicios de sincronización: si un archivo se borra o se cifra en el computador, el cambio también se sincroniza. Sirven como una de las copias si tienen historial de versiones, no como la única.
¿Es mejor copia en la nube o en disco?
Las dos. La nube protege contra lo que le pase a la oficina y el disco local permite restaurar rápido. Por eso la regla pide dos medios distintos.
¿Cuánto tiempo debo guardar las copias?
Depende del tipo de información. Conviene conservar varias versiones, diarias, semanales y mensuales, porque algunos daños se descubren tarde. Para documentos contables y laborales consulta los plazos legales de conservación.
¿Un antivirus reemplaza la copia de seguridad?
No. El antivirus reduce el riesgo de infección; la copia es lo que permite recuperarse cuando algo falla de todos modos.
En resumen
Tres copias, dos medios, una fuera de la oficina, todo automático y probado. Es la diferencia entre un mal día y una empresa detenida.
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